Tổ chức sự kiện - Đất lành của các nghệ sĩ

Theo như ca sĩ Đức Tuấn đã từng tâm sự: “Hát tại các chương trình hội nghị khách hàng rất đơn giản, số lượng người xem không nhiều, thế nhưng ca sĩ lại được cát-sê cao, cao gấp nhiều lần các chương trình ca nhạc lớn được quảng cáo rầm rộ”. Đúng thật như thế, với các ca sĩ hàng “sao”, cát-sê vài chục triệu cho mỗi show ca nhạc thì mỗi lần tổ chức sự kiện, thu nhập có thể lên đến cả trăm triệu chỉ với 2 - 3 ca khúc. Có thể thấy, việc tổ chức sự kiện của các công ty, doanh nghiệp đương nhiên trở thành “mảnh đất” thứ hai rất màu mỡ (bên cạnh sân khấu ca nhạc truyền thống) cho hoạt động nghệ thuật của họ.

Lao đao địa điểm tổ chức sự kiện

Một trong những nỗi lo lớn của các đơn vị tổ chức sự kiện là địa điểm tổ chức sự kiện. Hiện nay, có thể thấy thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội là hai nơi tổ chức sự kiện nhiều nhất. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức sự kiện tại 2 thành phố này vẫn “vừa thừa, vừa thiếu”. Thừa vì nhà hàng, khách sạn, nhà thi đấu, câu lạc bộ, sân vận động... có rất nhiều, nhưng lại thiếu vì chưa phù hợp với yêu cầu chung để tổ chức sự kiện cần có.

Tổ chức sự kiện và khác biệt hai miền - Kỳ 2

Thông thường chi phí tổ chức sự kiện ở Hà Nội và các tỉnh cao hơn ở Sài Gòn do giá cả các hạng mục đầu vào thường cao hơn: Giá in ấn, thuê PG, địa điểm, âm thanh ánh sáng… thường cao hơn từ 10% đến 15%. Đây là điều chúng ta cần chú ý để dự trù ngân sách tổ chức sự kiện cho sát với thực tế. Cần chú ý thêm các vấn đề về thời gian dàn dựng (set up) phát sinh, ví dụ nếu cần dàn dựng âm thanh ánh sáng hay sân khấu trước khi tổ chức sự kiện 1, 2 ngày, hãy hỏi rõ các đối tác cung cấp xem họ tính phí bao nhiêu cho những ngày dàn dựng mà không sử dụng đó, có miễn giảm được không. Thông thường ở Sài Gòn, bạn sẽ không bị tính phí hoặc mức phí không đáng kể nhưng ở Hà Nội rất có thể bạn có thể phải trả thêm chi phí tương đương với thời gian sử dụng cho việc dàn dựng trước này.

Tổ chức sự kiện và khác biệt hai miền - Kỳ 1

Người ta hay có câu “Nhập gia tùy tục”. Trên mảnh đất hình chữ S này, đi từ tỉnh này sang tỉnh khác, vùng này sang vùng khác đã có sự những khác biệt nhất định trong suy nghĩ, văn hóa, phong cách sống, tập quán… Và sự khác biệt ấy càng rõ nét hơn ở hai miền Nam, Bắc. Việc đó đòi hỏi người làm kinh doanh phải am hiểu và có cách hành xử phù hợp với đối tượng khách hàng của cả hai miền.

Những người từng tổ chức sự kiện ở cả hai miền Nam, Bắc là người cần nhận biết rõ những điểm khác biệt này và hiểu làm thế nào để tổ chức sự kiện phù hợp với văn hóa, tập quán, sở thích của từng vùng chứ không đơn thuần là bê y nguyên một mô hình từ miền này áp vào miền kia.

Lễ khánh thành nhà máy Italisa Việt Nam

Ngày 17/8/2010, hơn 300 khách mời trong đó bao gồm Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Giang, đại diện Đại sứ quán Trung Quốc sẽ tham dự lễ khánh thành nhà máy Italisa Việt Nam được tổ chức tại Khu công nghiệp Sông Khê – Nội Hoàng - Bắc Giang.

Italisa là nhãn hiệu thiết bị vệ sinh chuyên nghiệp đến từ Italy. Hiện nay, nhãn hiệu thiết bị vệ sinh Italisa đã có mặt tại nhiều nước trên thế giới và Tập đoàn Italisa đã có nhiều văn phòng đại diện tại nhiều quốc gia như Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Thái Lan…

Để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn hằng mơ ước trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, đây là những bước cơ bản dẫn đến sự thành công cho công việc này:

Đánh giá kỹ năng hiện có của bạn

Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện.

Chuyên viên tổ chức sự kiện - Kỳ 2

Nhà tổ chức chuyên nghiệp

Việc chuẩn bị và tổ chức chuyên nghiệp cần rất nhiều thời gian, sức người và hiểu biết chuyên môn. Do vậy, các công ty không thể tự đứng ra lo toan mọi chuyện mà họ phải nhờ đến dịch vụ tổ chức chuyên nghiệp bên ngoài. Gần đây, một loạt các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức chuyên nghiệp chuyên nghiệp đã hình thành và phát triển tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu này.

Chuyên viên tổ chức sự kiện - Kỳ 1

Dịch vụ kinh doanh ngày càng đa dạng đang cung cấp nhiều cơ hội nghề nghiệp mới để bạn trẻ lựa chọn. Trong vài năm gần đây, tại Việt Nam xuất hiện một nghề mới, khá hấp dẫn: Chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist). Họ làm việc tại các công ty giao tế công cộng (Public Relations) hoặc các công ty quảng cáo, triển lãm hội chợ hay nói chung là các công ty tổ chức sự kiện (Event Management).

Tổ chức sự kiện là gì ?

Những người ái mộ cô đào kiêm ca sĩ nổi tiếng Jennifer Lopez hẳn đã xem một vai diễn của cô trong phim hài tình cảm “Người tổ chức đám cưới”. Trong phim, cô thủ vai một nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp, rất tài tình trong việc biến các đám cưới thành những sự kiện hoàn hảo và lãng mạn cho các cặp tình nhân. Thực ra, bạn cũng có thể bắt đầu một nghề nghiệp như vai diễn của Jennifer Lopez.

Sai lầm thường gặp trong tổ chức sự kiện - Kỳ 3

7. Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng
Công việc chuẩn bị cho buổi mít-tinh rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước. Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống thường nhật của bạn.

Sai lầm thường gặp trong tổ chức sự kiện - Kỳ 2

4. Ký những bản hợp đồng tổ chức sự kiện không rõ ràng
Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê tổ chức sự kiện không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi tổ chức sự kiện. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

Sai lầm thường gặp trong tổ chức sự kiện - Kỳ 1

Có vô số việc cần chuẩn bị cho tổ chức sự kiện và phải điều hành cả những cá nhân tham gia tổ chức sự kiện, những nhầm lẫn không được phép mắc phải sẽ bị mắc phải và đôi khi lại thành “lắm thấy nhiều ma”. Để chắc chắc chắn rằng bạn không mắc những lỗi này khi tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ kể dưới đây một vài lỗi ngớ ngẩn, dễ mắc phải nhất trong các buổi họp.

1. Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian tổ chức sự kiện.

Trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức cuộc họp hoặc tổ chức sự kiện nào đó, bạn phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và việc tổ chức sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.

2. Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm tổ chức sự kiện

Thông thường bạn hay tổ chức sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Thật là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày tổ chức sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.

3. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia khi tổ chức sự kiện.

Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và giao tiếp, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi tổ chức sự kiện của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.

___________________________________________________________________________
CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐẠI LÂM

Chuyên tổ chức sự kiện, lễ khánh thành, lễ khởi công, lễ khai trương, lễ động thổĐịa chỉ: P604 - Tòa nhà CT9, khu đô thị Mỹ Đình Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam.
Website: http://tochucsukien.org.vn
Email: info@tochucsukien.org.vn
Điện thoại: (+84) 4 3787 6206 - (+84) 4 3787 6201
Hotline: (+84) 97 492 9999

Thành lập chị cục Hải quan ICD

Ngày 5/8, Trung tâm Logistics Tiên Sơn (ICD) thuộc Công ty cổ phần Đầu tư Bắc Kỳ (BK Logistics JSC) đã thành lập Chi cục Hải quan ICD tại khu công nghiệp Tiên Sơn, tỉnh Bắc Ninh.

Ông Nguyễn Trần Hiếu, Giám đốc ICD Tiên Sơn, cho biết: "Đây là một bước quan trọng, thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hóa, rút ngắn thời gian và nâng cao khả khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp trong hoạt động kinh tế, thương mại tại miền Bắc".

Kỉ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội, Đại Lâm giảm 10% khi tổ chức sự kiện

Nhân kỷ niệm 1000 năm Thăng long – Hà Nội, Công ty truyền thông Đại Lâm khuyến mại giảm 10% tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm đến khách hàng. Đại Lâm mong muốn đồng hành cùng công ty bạn đưa sản phẩm đến với khách hàng trong dịp đại lễ của quốc gia này.

Tổ chức sự kiện đang là thế mạnh mà công ty truyền thông Đại Lâm có được. Với kinh nghiệm hiện có, trang thiết bị hiện đại cũng với đội ngũ chuyên nghiệp, công ty sẽ mang tới cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ tốt nhất.

Mang nghệ thuật vào tổ chức sự kiện - Kỳ 2

Đầu tiên, nghệ thuật được hình thành không phải bằng một khung sườn cụ thể nó bắt nguồn từ những cảm hứng thăng hoa trước cái đẹp, cái hay của người nghệ sĩ. Chính vì thế, khi tiếp nhận nghệ thuật, con người cũng bị lôi cuốn vào những cảm xúc ấy. Mặt khác, nghệ thuật lại bắt nguồn từ cuộc sống, vì thế, nó dễ dàng hoà nhập vào thế giới hiện thực nhưng ở tầm mức cao hơn, thi vị hơn. Nghệ thuật tạo ra một hướng nhìn toàn vẹn và ý tưởng cởi mở cho tất cả những vấn đề liên quan. Trong tầm nhìn ấy, sự sáng tạo được “nâng cao” và “ứng dụng” hiệu quả hơn. Sân khấu làm cho buổi tổ chức sự kiện có vị trí cao hơn để người xem được chiêm nghiệm sản phẩm. Âm nhạc, thơ ca, múa làm cho người xem có cảm giác dễ chịu hơn là một buổi diễn thuyết. Kiến trúc, hội hoạ đặc sắc hoá cho không gian tổ chức sự kiện. Điện ảnh tổng hợp hoá những nghệ thuật trên nhằm mang lại một cái nhìn gần gũi, thuyết phục cho khách mới.

Mang nghệ thuật vào tổ chức sự kiện - Kỳ 1

Hãy đem nghệ thuật vào tổ chức sự kiện. Hãy để sản phẩmtổ chức sự kiện trở thành một tác phẩm nghệ thuật được tạo ra từ những cảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn và đầy cảm xúc.

Muốn ăn khách cần có giải pháp tạo nên sự đột phá trong tổ chức sự kiện dường như đúng cho cả hai đều: công ty khách hàng và khách hàng trực tiếp. Như vậy, gánh nặng cho các công ty tổ chức sự kiện là phải "tổ chức" cho được một “sự kiện” đột phá trong sáng tạo để thiết phục khách hàng và lạ lẫm để lấy trọn cảm xúc của người xem. Với yêu cầu chất lượng ngày càng cao, giải pháp nào giúp cho doanh nghiệp tìm được sự đột phá trong tổ chức sự kiện.

Những việc chẳng ngờ khi tổ chức sự kiện - Kỳ 3

5. Trong tay người tổ chức sự kiện luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra khi tổ chức sự kiện một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra tổ chức sự kiện cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào trong tổ chức sự kiện, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức sự kiện không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Những việc chẳng ngờ khi tổ chức sự kiện - Kỳ 2

3. Thông thường, khi tổ chức sự kiện họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức sự kiện, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức sự kiện không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước khi tổ chức sự kiện, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn. Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng để tổ chức sự kiện; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người. Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi tổ chức sự kiện mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp tổ chức sự kiện phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

Những việc chẳng ngờ trong tổ chức sự kiện - Kỳ 1

1. Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức sự kiện hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ tổ chức sự kiện bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ tổ chức sự kiện ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo. Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước khi tổ chức sự kiện là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại.

Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để tổ chức sự kiện quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty khi tổ chức sự kiện cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động khi tổ chức sự kiện.

Khai trương siêu thị điện máy Elevina

Ngày 4/ 8, Siêu thị điện máy ElecViNa chính thức khai trương tại tầng I, Trung tâm Phú Thành Phát, đường Lê Thánh Tông, thành phố Hoà Bình. Tới dự có đồng chí Bùi Văn Tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh cũng lãnh đạo các sở, ngành và đông đảo doanh nghiệp, người dân trên địa bàn thành phố Hoà Bình.

Siêu thị điện máy ElecViNa thuộc Cty CP ElecViNa ra đời trên nền tảng là Công ty thương mại Tuổi Trẻ. Siêu thị điện máy ElecViNa hiện là nhà phân phối chính thức cho gần 60 hãng có uy tín trên thế giới như sony, panasonic, samsung, LG, Nikon…

Đại Lâm cử chuyên gia khảo sát, nhập trang thiết bị từ nước ngoài

Nhận thức được vai trò của những trang thiết bị hiện đại trong việc tổ chức sự kiện, tới đây công ty TNHH Truyền thông Đại Lâm sẽ cử một đoàn chuyên gia sang nước ngoài để khảo sát và nhập về những trang thiết bị hiện đại, nâng cao sự chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện, đáp ứng hơn nữa nhu cầu của khách hàng.

Công ty TNHH Truyền thông Đại Lâm hoạt động trong lĩnh vực chuyển truyền thông với những gói dịch vụ tổ chức sự kiện, cho thuê trang thiết bị, cung cấp nhân sự sự kiện. Để có sự kiện chất lượng đòi hỏi không chỉ có ý tưởng hay, nhân sự chuyên nghiệp mà còn cần những trang thiết bị hiện đại. Với đặc tính rất đa dạng, việc nhập các trang thiết bị mới cần có sự lựa chọn cho phù hợp với từng khách hàng, từng sự kiện.

Nhận thức được vai trò của những trang thiết bị hiện đại trong việc tổ chức sự kiện, tới đây công ty TNHH truyền thông Đại Lâm sẽ cử một đoàn chuyên gia sang nước ngoài để khảo sát và nhập về những trang thiết bị hiện đại, nâng cao sự chuyên nghiệp trong, đáp ứng hơn nữa nhu cầu của khách hàng.

Bạn biết gì về công việc tổ chức sự kiện - Kỳ 3

Những ý tưởng

Có thể thấy tính quảng cáo, thương mại ở những lần tổ chức sự kiện kể trên ngày càng được thể hiện sáng tạo mới lạ, giàu cảm xúc, giàu hình ảnh mà dân trong nghề gọi là tính “art” (nghệ thuật). Theo chị Trần Diệu Hồng, yếu tố “sáng tạo” trong tổ chức sự kiện là yêu cầu số 1 từ phía khách hàng: phải để lại ấn tượng nơi người tham dự, là yếu tố quyết định để thắng thầu của một công ty, cùng việc báo giá hợp lý.

Trước một show thầu tổ chức sự kiện lớn, thường tất cả thành viên của công ty đều ngồi lại cùng đưa ra ý tưởng cho kịch bản - gọi là buổi họp “brain storming” (cơn bão ý tưởng). Để thực hiện ý tưởng, những người làm tổ chức sự kiện phải mời nghệ sĩ, ca sĩ, họa sĩ, nhà văn, nhà thơ, cầu thủ... nổi tiếng nhất xuất hiện trong chương trình.

Bạn biết gì về công việc tổ chức sự kiện - Kỳ 2

Những trận đánh

Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của Công ty FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 “đại gia” (như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Gillette, Kodak, Philips Moris, Nestlé, Dutch Lady, SonyEricsson, Honda, Microsoft, Vinamilk, Thiên Long, Kinh Đô...), ngành PR/tổ chức sự kiện ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính 30% với hơn 20 công ty chuyên về PR/tổ chức sự kiện và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm” tổ chức sự kiện. 66% các công ty tự làm tổ chức sự kiện và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/tổ chức sự kiện.

Bạn biết gì về công việc tổ chức sự kiện - Kỳ 1

Những cuộc chuyện

Siêu sao bóng đá thế giới David Beckham đến VN, xe hộ tống mở đường ngay từ sân bay, lực lượng an ninh chìm nổi thì dày đặc từ khách sạn đến sân vận động. Đã có những kế hoạch dự trù: trường hợp Beckham bất ngờ xuất hiện cùng vợ, tìm người đóng thế nếu Beckham gặp sự cố.

Một đội xe cứu thương, cứu hỏa dự phòng trường hợp có vấn đề; rồi việc sắp xếp cho báo chí chụp ảnh, cho Beckham xuất hiện trước đám đông an toàn mà ấn tượng... cùng hàng ngàn chi tiết nhỏ nhặt khác được lên kế hoạch chi li đầy kín cả xấp giấy và được thực hiện sát sao để cuối cùng siêu sao này đến và rời VN êm xuôi. Lo liệu tất cả việc ấy là Công ty tổ chức sự kiện Biz Solutions.

Sân khấu là một quả cầu sắt khổng lồ có hình lọ nước hoa, quả cầu từ từ mở ra, ca sĩ người mẫu “ngôi sao” từ trong đó xuất hiện. Trang phục của ca sĩ, nhóm múa, người mẫu, cùng ánh sáng, phông nền... mang màu sản phẩm. Đó là show ca nhạc - thời trang "Ấn tượng bạc" ra mắt nước hoa cao cấp HugoBoss của Pháp do Công ty D&D tổ chức.

10 bí quyết tổ chức sự kiện thành công - Kỳ 3

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ

Nếu tổ chức sự kiện triển lãm thương mại, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một lần tổ chức sự kiện như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục tổ chức sự kiện, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức sự kiện khác.

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng

Nếu như việc các tổ chức sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong lần tổ chức sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.