Những việc chẳng ngờ khi tổ chức sự kiện - Kỳ 3

5. Trong tay người tổ chức sự kiện luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra khi tổ chức sự kiện một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra tổ chức sự kiện cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào trong tổ chức sự kiện, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức sự kiện không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sự kiện sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

Đối với mỗi người, kinh nghiệm tổ chức sự kiện học được là do tự mình rút tỉa từ những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câu chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ.

___________________________________________________________________________
CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐẠI LÂM

Chuyên tổ chức sự kiện, lễ khánh thành, lễ khởi công, lễ khai trương, lễ động thổĐịa chỉ: P604 - Tòa nhà CT9, khu đô thị Mỹ Đình Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam.
Website: http://tochucsukien.org.vn
Email: info@tochucsukien.org.vn
Điện thoại: (+84) 4 3787 6206 - (+84) 4 3787 6201
Hotline: (+84) 97 492 9999