4. Đặt mục tiêu cụ thể cho tổ chức sự kiện
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc tổ chức sự kiện. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động tổ chức sự kiện mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến trước khi tổ chức sự kiện. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc tổ chức sự kiện sắp tiến hành.
5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng
Chẳng hạn, tổ chức sự kiện một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của việc tổ chức sự kiện chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì việc tổ chức sự kiện như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào việc tổ chức sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.
Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :
1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, tổ chức sự kiện cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.
2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp
Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu tổ chức sự kiện chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, tổ chức sự kiện sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
VII. Doanh nghiệp cần làm gì để thiết lập và phát triển liên hệ khách hàng qua tổ chức sự kiện?
1. Cần làm gì để dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng ?
2. Cần làm gì để sau khi kết thúc từng lần tổ chức sự kiện để theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được nhằm tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty (với tập trung, kiên nhẫn) ?
3. Công ty đã chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó sau khi tổ chức sự kiện chưa ?
4. Cần làm những gì trước khi quyết định đầu tư vào việc tổ chức sự kiện lần khác ?
VIII. Thể hiện sự chú ý đối với nguồn nhân lực
Nếu tổ chức sự kiện là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt mục tiêu quảng bá chính là sự tham gia ở cả hai phía: phía khách hàng và phía tổ chức sự kiện. Vì thế:
1. Trước, trong, sau tổ chức sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của khách hàng ?
2. Trước, trong, sau tổ chức sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của người tổ chức sự kiện ?
3. Làm gì để xác định đúng đối tượng khách hàng khi tổ chức sự kiện ?
4. Làm gì để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn trong lần tổ chức sự kiện thương mại này ?
5. Làm gì để tuyển chọn đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu ?
6. Làm gì để huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu ?
IV. Tổ chức sự kiện không là công cụ đa năng để tiếp thị
1. Để thành công trong chiến lược kinh doanh (CLKD) của công ty, có thể dùng những cách nào khác (hiệu quả hơn) thay cho việc tổ chức sự kiện sắp tới ?
2. Hãy mạnh dạn trả lời câu hỏi (nói to lên một cách kiên quyết) :”Có cần thiết phải tổ chức sự kiện không” ?
3. Có cần điều chỉnh gì nữa về việc tổ chức sự kiện ?.
4. Nếu không quan tâm đến sự thoả mãn từ phía khách hàng (và khán giả), công ty sẽ thoả mãn bao nhiêu % khi tổ chức sự kiện ?
V. Chiến lược kinh doanh thì lâu dài còn tổ chức sự kiện chỉ diễn ra vài ngày (hoặc vài giờ)
Tổ chức sự kiện thường chỉ là một phần nhỏ của chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp.
1. Những nội dung khác trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá” của công ty là gì ?
2. Lúc này (năm, quý, tháng), việc tổ chức sự kiện chiếm bao nhiêu % trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá” của công ty ?
I. Tổ chức sự kiện để phục vụ cho chiến lược kinh doanh
1. Sẽ làm gì để phục vụ chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường ?
2. Những người tham gia tổ chức sự kiện hiểu thế nào khi phải tổ chức sự kiện “không hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty ?”.
II. Để tổ chức sự kiện, phải xác định đối tượng “khách hàng mục tiêu”
1. Sẽ làm gì để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) của những khách hàng mà việc tổ chức sự kiện thu hút được (kể cả những khách hàng tiềm năng) ?
2. Nói cụ thể, khách hàng của mình là những ai ?
3. Những thông điệp gì mà Công ty muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu khi tổ chức sự kiện ?.
4. Sẽ kiểm tra mấy lần đối với kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết về các hoạt động thu hút đúng đối tượng khách hàng (mà công ty) cần hướng đến ?
5. Sẽ làm gì để hạn chế những đối tượng không nhiều tiềm năng (giúp chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn cho những khách hàng kia)khi tổ chức sự kiện.
4.Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
5.Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
6.Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho: dọn dẹp nơi tổ chức tổ chức sự kiện, sửa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho...
Quản lý một quy trình tổ chức sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí , công việc và rủi ro đi kèm với những ràng buộc về luật pháp, văn hóa đạo đức và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Một quy trình tổ chức sự kiện luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:
1.Hình thành chủ đề để tổ chức sự kiện: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật, khu vực tổ chức, văn hoá riêng của khách hàng, nguồn lực; và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt.
2.Viết quy trình tổ chức sự kiện: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một quy trình tổ chức sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức sự kiện.
Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức sự kiện nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ tổ chức sự kiện bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho tổ chức sự kiện đã được sắp đặt chu đáo. Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn.
Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để tổ chức sự kiện quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.
Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức sự kiện khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình tổ chức sự kiện thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn tổ chức sự kiện đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.
Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty.
Thực tế cho thấy, nhiều công ty lớn đã dám bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ chức sự kiện và đã đạt được không ít thành công nhờ tăng được doanh số bán. Nhưng không phải lúc nào điều này cũng xảy ra. Để v thành công, bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, tổ chức sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations - PR) mà không cần phải v. Nhưng để tổ chức sự kiện có tác dụng, bạn cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.
Tổ chức sự kiện là công việc góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua việc tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty tổ chức sự kiện thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi lần tổ chức sự kiện.
Được thành lập vào ngày 1/7/2004, Công ty Truyền thông Đại Lâm tự hào phát triển trên cơ sở đội ngũ những người trẻ có tinh thần nhiệt huyết dưới sự lãnh đạo của giám đốc Trần Văn Tùng.
- Tháng 7/2004 – 7/2006, Công ty đầu tư vào lĩnh vực sản xuất phim quảng cáo và phóng sự.
- Tháng 7/2006 – 12/2008, Công ty tập trung vào lĩnh vực sản xuất phim truyền hình và khai thác quảng cáo trên Đài truyền hình Việt Nam & Đài truyền hình Hà Nội.
- Tháng 12/2008 đến nay, sau khi nhìn nhận, định hướng được hướng phát triển thị trường, Đại Lâm đã chuyển hướng sang lĩnh vực tổ chức sự kiện, tập trung đầu tư nhà xưởng, trang thiết bị kĩ thuật… để phục vụ cho việc tổ chức sự kiện chuyên biệt như lễ khởi công, động thổ, khai trương, khánh thành, lễ tết trồng cây…
