7 bước để tổ chức sự kiện - Kỳ 1

Quản lý một quy trình tổ chức sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí , công việc và rủi ro đi kèm với những ràng buộc về luật pháp, văn hóa đạo đức và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Một quy trình tổ chức sự kiện luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:

1.Hình thành chủ đề để tổ chức sự kiện: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật, khu vực tổ chức, văn hoá riêng của khách hàng, nguồn lực; và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt.

2.Viết quy trình tổ chức sự kiện: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một quy trình tổ chức sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức sự kiện.



3.Hoạch định: đó là quá trình mà người tổ chức sự kiện sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho tổ chức sự kiện. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc.

_________________________________________________________________________________________
CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐẠI LÂM
Chuyên tổ chức sự kiện, lễ khánh thành, lễ khởi công, lễ khai trương, lễ động thổ
Địa chỉ: P604 - Tòa nhà CT9, khu đô thị Mỹ Đình Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam.
Website: http://tochucsukien.org.vn
Email: info@tochucsukien.org.vn
Điện thoại: (+84) 4 3787 6206 - (+84) 4 3787 6201
Hotline: (+84) 97 492 9999